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雇员身份检查4月起全面更新!雇主如何避免移民局处罚?

在英国,对于雇主来说,在招聘一个雇员时,除了要看这个员工是否符合所聘职位需求,也需要确保该员工具备可以合法为雇主工作的权利。

不论雇主希望通过什么样的方式,例如说具备工签赞助资质的雇主,决定赞助雇员帮其办理合法工作签证,亦或是聘用原本就具备合法工作权的员工;为了确保雇主聘用的员工确实具备合法工作权,雇主在员工正式开始工作前,应该要对新员工做“Right to work”(也就是移民身份)的检查。

需要指出的是,这样的检查应该要用于“所有”新员工,即便某些员工“看起来”具备英籍/英国永居,或者欧盟定居身份。

否则的话,雇主如果只检查雇主认为(看起来)不具备以上身份的,恐怕将有“歧视”嫌疑。

4月6日起,Right to work检查全面更新!

根据目前的移民局政策,雇主要对新员工进行Right to work检查的话,可以通过以下3种方式:

线上检查,也就是通过移民局“Online right to work checking service”线上系统,来对雇员的身份进行确认:https://www.gov.uk/view-right-to-work

人工检查,也就是我们过去熟悉的,直接让雇员提供实体身份证件(例如护照、BRP原件)来确认雇员具有合法打工权利;

虚拟检查,这类检查方式是因应新冠疫情而生,也就是允许雇员不必亲自递交实体身份文件,只要提供雇主他们有效身份的扫描、复印件或照片即可。

不过,从今年4月6日起,Right to work检查将改变为以下:

具有合法签证的雇员身份检查,只允许通过“线上检查”来确认雇员的合法工作权利,不再允许使用实体文件的“人工检查”。这个意思是说,如果您的员工是持有英国合法签证,提供的身份证明文件是BRP,BRC或FWP,那么他们只能通过上述移民局的“Online right to work checking service”线上系统,来证明自己具备在英国的合法工作权。这个意思也是说,雇主对于这类新员工,必须采取“线上检查”的形式,来确保自己没有违反移民法的要求;

如此一来,上述第3种检查方式(疫情期间特别允许的“虚拟检查”)也将不再存在。毕竟,这类模式本来就是因应疫情的“临时政策”,移民局没有要将“它”无限延长的打算。虽然,过去这类临时政策已经被延长多次,但到了今年4月5日,就真的要正式结束了。这当然也表示,直到2022年4月5日,这类“虚拟检查”也还是可以被接受的;

推出新的“虚拟检查”系统,做为另一种检查途径。在这类“新途径”下,雇员仍然需要递交他们的合法身份文件的复印件(不过不必提供原件),然后雇主就可以使用移民局新推出的“身份文件验证科技”(Identity Document Validation Technology,简称IDVT)来确认雇员的合法身份。

→ 什么是IDVT?

简单说,IDVT的应用,主要针对的是持有英籍和爱尔兰籍身份的雇员。

因为这类雇员不需要持有英国签证,所以无法通过移民局的“Online right to work checking service”线上系统来进行身份验证。

然而,由于移民局将取消前面提到的“临时虚拟检查”,这样的话对于持有英籍和爱尔兰籍的雇员来说,反而失去了“虚拟/远程”检查的途径。

(注:对于持有英国合法签证——包括英国永居和欧盟定居身份的雇员,则是“实体人工检查”和“临时虚拟检查”皆不适用,因为这类雇员可以使用“Online right to work checking service”。)

因此,通过英国内政部最新推出的IDVT,将能让雇主通过“受认证/合格”的系统(IDVT供应系统),通过数字化的方式去确认英籍/爱尔兰籍雇员的身份。

这代表,雇主们届时将需要通过“受移民局认证”服务端(也就是有提供合格IDVT验证服务的服务方),将雇员提供的“身份文件”上传、提供给该服务方,服务方/系统就会进行验证,确认该文件的有效和真实性。

移民局的最新政策文件表示,这么一来可以更加确保身份认证上的安全性(例如避免“假护照”的可能);同时,相关操作可以继续以“远程”操作为主,不再需要实体“面对面”的进行检查。

→ 4月6日前已经做过检查,4月6日后还得“重做”一次吗?

如果雇主在2022年4月6日前,已经对于相关雇员做过移民身份检查,并且有完全按照当时的法规去做Right to work检查的话,那么是不必再进行重复检查的。

移民局文件指出,如果当时雇主的操作完全正确且符合移民局规定的话,之后将不会面临移民局处罚。

不过,如果雇主决定在4月6日之后再次检查的话,一旦雇主发现什么问题,例如某雇员的合法身份已经不在,那么雇主是必须采取相应行动的(终止聘用、通报移民局)。

→ 有趣的是,实体人工检查(Manual check)也不会完全消失?

根据共同推展IDVT计划的招聘和就业联合会(The Recruitment and Employment Confederation)透露,IDVT的服务恐怕将不是免费的,每次检查要价1.45至70镑之间。

由于移民局的最新宣布并没有明确指出,4月6日起针对英籍和爱尔兰籍雇员的Right to work检查,一定得通过数字化操作;所以,届时虽然将会推出IDVT,但雇主们是否会买单,仍然值得观察。

如果为了减少成本的话,尤其是中小企业的雇主,可能反而会使用人工检查(Manual check)的方式,直接查看雇员的护照原件来进行检查。

丽莎结语:我们最后给大家统整一下。从以上的宣布来看,这代表,从今年4月6日起(包含4月6日当天),如果您的雇员身份是符合使用移民局“Online right to work checking service”来进行身份检查的话,那您必须使用这个系统来操作,人工检查将不再适用。

Online right to work checking service是完全免费的,不论雇主使用多少次,都不会被收费。

另一方面,对于持有英国或爱尔兰护照的员工,雇主仍然允许使用人工检查,或者IDVT。

然后,新冠期间推出的“临时虚拟检查”,不论对于哪种身份都不再适用。

最后,这类移民身份检查上的变化,其实不只适用于雇主,对于房东们要做Right to rent检查来说,基本也是一样的。

(今天文章篇幅有限,如果莎粉们对于房东Right to rent检查有特别需求的话,丽莎争取之后再给大家专门写一篇相关文章。)

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