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身为工签赞助人,您得多久登入一次SMS系统?

如果您是工作签证的“赞助人”(也就是“雇主”),您应该对于SMS系统(全名是Sponsorship Management System,也就是“赞助管理系统”)不陌生。

SMS系统顾名思义就是一种“线上工具”,来确保身为“工签赞助人”的雇主,可以通过该系统来管理雇主需要行使的赞助责任和活动。例如,用来发出CoS给需要赞助的雇员,以及向移民局通报自己公司里所赞助的员工,情况是否有所变化。

对于一个持有有效赞助资质(a valid sponsor licence)的企业来说,至少会有一位企业当中的雇员或合伙人或董事,必须设为Level 1使用者。

这个“Level 1 user”负责通过SMS系统来执行,雇主身为工签赞助人的日常赞助活动/责任。那么问题来了,雇主应该多常登入SMS系统(多久登入一次)才算是“尽责”的呢?

这个问题可能得先从一个企业当中,目前赞助了多少员工;以及其SMS系统的“管理”,是从公司内部自己(派人)做的,还是说委托给了合法的第三方(比如委托专业移民顾问来做)。

一般来说,大型企业旗下赞助了很大数量海外员工的话,可能需要每周甚至每天都登入SMS系统;反观只有赞助一小部份甚至只有几位海外员工的小企业,可能就不需要向大企业那样频繁地登入SMS系统。

然而,丽莎需要提醒的是,不论雇主究竟赞助了多少海外雇员(是多是少),还是应该养成定期登入SMS系统,进行相关检查、更新的好习惯。

尤其是已经好一段时间没有登入的赞助人(雇主),您现在最好赶紧登入了。因为,移民局目前正在检查相关记录,并有意要找出那些目前没有活跃于(Active)SMS系统的工签赞助人。

最近移民局的合规(检查)小组已经开始主动找出那些超过12个月没有登入SMS系统的赞助雇主们,要求雇主们要立刻采取行动;这些“提醒”大多是直接寄给了企业里的Level 1 user。移民局可能通过电话,或者是电邮来“给出提醒”。

根据实际收到的电邮内容来看,移民局在邮件里“提醒”相关雇主,必须确保相关纪录是符合“最新情况”的,这也是雇主身为工签赞助人、持有“赞助资质”必须遵守的必要责任。

移民局更在信件中指出,负责”及时更新“的Level 1 user,建议要至少每个月登入SMS系统一次。

雇主通过定期登入SMS系统,可以检查并及时更新有关自己赞助资质(Sponsor Licence)的相关细节,并可以了解最新的移民局信息和即将实施的新变化。

→ 那么,谁可以登入SMS系统?

当一个企业或公司(当初)想要申请工签赞助资质的时候,移民局就要求,雇主需要提供——公司里哪些人是以下”关键人员“,这些”关键人员“区分成4种不同角色,只有“两类”人员有权登入SMS系统(但使用权限有所不同):

Authorising Officer(授权管理人):负责有关雇主赞助资质的整体责任,包括承担以下所有SMS使用者在SMS系统上活动的所有责任;

Key Contact(主要联络人):负责企业(雇主)和移民局之前搭起联络的”主要联络人“;

Level 1 user(一级使用者):负责SMS系统上的日常作业;

Level 2 user(二级使用者):可以行使SMS系统上的特定操作,但权限低于Level 1 user。

上面列出的4种角色,只有最后两种(Level 1和Level 2 users)能够登入SMS系统。

如果前面两类人员(Authorising Officer或Key Contact)也想要获得登入SMS的权限,他们也必须被设置为Level 1或Level 2 user才可以。

值得一提的是,如果一个企业尚未持有工签赞助资质,在最初要申请资质的时候,只可以先命名一位Level 1使用者,并且这个Level 1使用者必须是公司里的一位雇员、董事或合伙人。

不过,一旦“赞助资质”获批之后,企业就可以任命不只一位的Level 1使用者。

如果一个企业/公司有“不只一名”Level 1使用者,那么自“第二位”以上的Level 1使用者,必须是以下其中一种身份:

企业里的受雇雇员或主管;

企业向外委托第三方机构,为企业提供HR(人事服务)的该第三方机构中的雇员(负责专员);

人在英国境内的“代表”。

丽莎提醒:前面提到,有些赞助人(雇主)已经收到移民局的“提醒”;但即便是还没“被联络”到的雇主们,如果您也已经有好一段时间没有登入SMS系统了,我们也建议您还是“尽快登入”。以免很快也会被移民局找上。

登入SMS系统后,丽莎也建议您,趁这个机会好好检查上面的相关资料,包括看看自己目前的Level 1 user名单都有谁,并确保所有信息都是最新的(比如且包括Authorising Officer和Key Contact的联络资料)。

如果有哪些资料尚未及时更新的话,建议您在10个工作日内尽快更新。并且,之后雇主/公司的Level 1 user,应该每个月至少登入一次SMS系统,并且记录下来。

文末,丽莎也要再次提醒:雇主身为“工签赞助人”的责任和义务,虽然是始于“赞助资质申请”,但却不是终于“赞助资质到手”或者后续雇员的“工签申请完成”的时候。雇主在持有“有效赞助资质”且赞助雇员的期间,都是一直需要遵守赞助人的相关义务和责任的。

千万不要因为资质到手或者工签获签了就松懈下来。反而,在雇主拿到赞助资质、雇员拿到工签之后,才是另外一个任务的开始。

移民局对于雇主(赞助人)的合规责任和义务是很关注的。雇主在拿到“赞助资质”后,移民局仍可能对于雇主进行不定期的查访(Post-licence查访)。

有关Post-licence查访,我们曾写过一篇详细文章,有需要的雇主们可以查看这篇:《拿到赞助资质就一劳永逸?移民局“后资质”查访您了解多少》

*丽莎补充——有关雇主/赞助人的“记录”责任(Record-keeping):雇主对于“每一位”赞助员工,都应该做好-保存好相关资料并且记录的习惯(Record-keeping),不论这些资料或纪录是以纸本或电子形式来留存。

同时,雇主应该留存相关雇员“被赞助”的整个期间,直到:

终止赞助该雇员(原赞助雇员)的一年后;

或者,移民局合规官员检查并核准后(Approved),如果这段时间少于上述的“一年”。

此外,雇主当初用来申请“赞助资质”的所有支持文件,雇主需要在持有“有效赞助资质”的全程期间,都留存好这些资料。

对于每位“赞助员工”,雇主需要留存的资料有:

每位赞助员工的最近/有效护照复件;

雇员进入英国的日期(必须在现有工签“有效期内”(已生效时)才能入境英国,不能早于签证生效前)——当然,这项要求主要针对那些原本不持有英国有效签证,因为雇主的赞助工签“首签”才进入英国的雇员(总而言之,雇员不应该是“非法”进入英国的);

雇员的有效(工签)BRP卡复件;

雇员的NI号证据/纪录;

雇员的个人联系信息(地址,电邮,电话);

有需要DBS检查(披露和限制服务)的雇员,雇主须留有其检查纪录;

雇员的出缺勤纪录。

除了以上,雇主(赞助人)还应该保存好以下纪录:

雇主“真实招聘”的相关证据和纪录;

有关雇员“合格薪资”的证据和纪录(主要用于证明雇主确实支付“符合移民法”和“当初申请(CoS)所述”的薪资给受赞助雇员);

证明雇员确实符合“Skill Level”(工签技术水平)要求的相关证据,例如/包括:

有关雇员工作职位和职责内容的详细信息和描述,必须包含所需技能、资质和经验的相关信息;

有关雇员所持有的学经历/资质,可以用来证明该雇员具有其职缺所需的技能(符合当初招聘所述的“职缺要求”),例如:学位证书,能够证明该雇员具有相关技术和经验的其他文件等;

(注:需要指出的是,如果当初雇主/赞助人招聘的时候,有特别表明,符合职缺的人需要持有某类或某等级资质的话(例如学士学位),那么之后受聘/受赞助的雇员,就一定要持有相应的证书或证明才可以);

特定职位所需的相关注册或合格证明文件,例如医师的话,需要有General Medical Council(英国医疗总会)的注册证明。

最后,如果雇主们实在不确定自己身为工签赞助人的责任和义务到底有哪些,又有其他什么细节需要注意的话,可以和丽莎的专业移民团队取得联系。我们具有丰富执业经验的移民律师,很乐意为您提供协助、答疑解惑。

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